Thu công nợ khách đổi mực đúng hạn mà không mất khách

Đổi mực là doanh thu nhỏ, lặp lại nhiều lần, nên nợ dồn lúc nào không hay. Thu đúng hạn chủ yếu là chuyện quy trình, không phải chuyện đòi nợ.

Thỏa thuận ngay từ đầu

Ghi rõ hạn thanh toán (ví dụ 30 ngày kể từ ngày giao) trong báo giá hoặc hợp đồng. Khách lớn có thể có hạn riêng, nhưng phải được ghi lại.

Gửi bảng kê cho đúng người

Người nhận hộp mực thường không phải người trả tiền. Gửi bảng kê cho kế toán của khách, có đủ ngày giao, máy, phòng ban, mã hộp, số tiền. Tốt hơn nữa là cho kế toán tài khoản tự xem và tải Excel bất cứ lúc nào.

Trừ nợ cũ trước

Khi khách trả một phần, tính khoản đó vào những lần giao cũ nhất. Như vậy luôn biết chính xác khoản nào đã quá hạn và quá hạn bao lâu.

Nhắc theo tuổi nợ

• Quá hạn vài ngày: nhắc nhẹ, kèm bảng kê.
• Quá hạn lâu: gọi điện cho kế toán, hẹn ngày thanh toán.
• Quá hạn rất lâu: cân nhắc tạm ngưng giao hộp tính tiền cho đến khi thanh toán; vẫn đổi bảo hành nếu hộp in lỗi.

Nợ từ trước khi dùng phần mềm

Ghi một dòng điều chỉnh nợ đúng ngày phát sinh cho khoản nợ cũ, để tuổi nợ được tính đúng ngay từ đầu.

Trong phần mềm, trang Công nợ khách hàng làm các việc trên: cảnh báo khách nợ quá hạn lâu, sổ chi tiết có số dư từng ngày, thu tiền, và tạm ngưng giao hàng cho khách nợ chây ỳ.