Theo dõi chi phí in ấn theo phòng ban mà không cần thêm việc

Chi phí mực in thường gộp chung vào một dòng văn phòng phẩm, nên ít ai biết phòng nào in nhiều nhất. Khi dịch vụ đổi mực ghi lại từng lần đổi theo máy, con số này có sẵn mà không ai phải ghi chép thêm.

Gắn máy in với phòng ban

Khi bắt đầu dịch vụ, mỗi máy in được đặt tên theo vị trí (máy phòng Kế toán, máy lễ tân) và gắn với phòng ban. Từ đó mỗi lần đổi mực đều ghi vào đúng phòng.

Bảng kê cuối tháng

Kế toán đăng nhập tài khoản khách hàng để xem bảng kê theo khoảng ngày, lọc theo máy in hoặc phòng ban, và tải Excel. Mỗi dòng có ngày giao, mã hộp, số trang hộp đó đã in và thành tiền.

Nhìn ra điều bất thường

• Một máy đổi mực dày hơn hẳn các tháng trước: có thể phòng đó đang in tài liệu lớn, hoặc máy cần kiểm tra.
• Số trang mỗi hộp thấp hơn hẳn mức thường thấy của loại hộp đó: hộp có thể bị nạp thiếu, nên báo nhà cung cấp.
• Một phòng in gấp đôi phòng khác cùng quy mô: cân nhắc in hai mặt mặc định, hoặc chuyển bớt tài liệu sang dạng số.

Không cần thêm việc

Nhân viên văn phòng không phải ghi gì: kỹ thuật viên ghi số đếm của máy khi lắp hộp, hệ thống tính số trang khi hộp được tháo ra.