Quản lý vỏ hộp mực bằng tem QR: vì sao sổ tay và Excel không theo kịp
Dịch vụ đổi mực sống bằng vỏ hộp: mỗi máy in của khách cần ít nhất hai vỏ luân chuyển, một trong máy và một đang đi nạp. Với vài chục khách, số vỏ đã lên tới hàng trăm.
Sổ tay và Excel hỏng ở đâu
- Không biết vỏ đang ở đâu. Kỹ thuật viên thu vỏ về nhưng quên ghi, vỏ nằm ở xưởng nạp quá lâu mà không ai hay.
- Nhầm loại. Hai loại hộp ngoại hình gần giống nhau, giao nhầm là một chuyến đi phí.
- Không biết hộp đã nạp mấy lần. Hộp nạp quá nhiều lần in mờ, khách phàn nàn mà không rõ lý do.
- Tranh cãi với khách. Khách hỏi "tháng này đổi mấy lần, mỗi hộp in được bao nhiêu" mà đại lý không có số liệu trả lời.
Tem QR trên từng hộp
Mỗi hộp được dán một tem mã riêng khi nhập kho. Từ đó mọi thao tác chỉ là quét tem:
- Giao cho khách, lắp vào máy, thu về, gửi nạp, nạp xong: mỗi lần quét ghi lại thời điểm và người làm.
- Màn hình hiện ngay trạng thái hộp: đầy trong kho, đang ở máy khách nào, chờ thu vỏ, đang ở xưởng.
- Số lần nạp được đếm tự động; tới ngưỡng thì cảnh báo nên kiểm tra trống hoặc thanh lý.
Khách cũng dùng tem
Người lạ quét tem chỉ thấy số hotline. Khách hàng quét thì báo hết mực được ngay, và xem lịch sử hộp tại công ty mình bằng mã số thuế và PIN. Đại lý bớt hẳn những cuộc gọi hỏi "máy phòng kế toán dùng mực gì".
Dùng chung vỏ
Một số mã hộp của các hãng khác nhau có cùng vỏ, ví dụ HP 12A và Canon 303. Gom chúng vào một nhóm dùng chung giúp kho cần ít vỏ hơn mà vẫn đủ giao.
Phần mềm cho đại lý làm đúng những việc trên, chạy trên điện thoại, không cần cài đặt.